作者：趙俊凱

SAP 通過成本項目的計畫和實際比較來達到控制成本的目的。在成本計畫階段，我們盡可能準確地計畫成本項目。這個階段往往採取自下而上的方式，從最底層最細節的活動或WBS 元素開始進行計畫，層層匯總和修正，最終形成整個專案的成本計畫。

在審查階段，資金將以預算的形式明確分配下來。預算分配的過程和成本計畫的過程剛好相反，它是沿專案的結構自上而下分配，在系統中有很微妙的區別。

預算和可用性控制

預算是具有束縛力的，它是管理層控制一段時間內成本發展的審查工具。當計畫批准為預算後，這種束縛體現在成本總額上，預算明細的實際/計畫比較僅是分析的工具，而不具有直接的約束力。

可用性控制在一定程度上體現了預算的束縛力。在項目進行過程中，可使用的資金將被投入到不同的地方。資金承約（指採購訂單和採購請求單）和實際成本相繼發生，同時分配給該專案的“消耗預算訂單”也將陸續發生各種成本，所有這些統稱為“已分配資金”。當然我們可以使用“資金使用概覽”等報表控制預算的使用，但是這種控制是被動的，也就是說你必須自己去看這個報表才能知道預算使用情況，才能實施某種控制手段，比如凍結成本的發生，或通知相關人員。

SAP 專案管理系統提供了主動的“可用性控制”。在執行成本相關的操作時，系統將自動計算“已分配資金”並和預算比較。如果超過了某個容忍水準（比如“90%預算已分配”，或“預算超過5%”等等），將觸發各種系統反映（比如，警告，警告並發送電子郵件或錯誤資訊），從而干預實際成本的發生。我們可以在後台靈活地定義各種容忍水準和系統的反映方式。系統在計算“已分配資金”時會自動尋找相關的WBS元素，並自動匯總它下層的所有成本對象的已分配資金。

對於預算控制，系統還提供了各種工具：原始預算編制，預算更新，預算下達和預算結轉。預算更新包括了預算增加，預算返還和預算劃撥。預算下達功能使得我們可以分階段部分地下達預算，以避免預算過早地耗盡。預算的結轉是指可以將本年未使用完的專案預算結轉到下一會計年度。

此外，如果我們使用SAP 的投資管理模組。那麼投資專案作為企業投資計畫的實現工具，將被納入整個企業投資計畫的成本計畫和預算控制架構中。

承約和實際成本

和其他管理會計模組類似，專案實際成本的來源是SAP系統的各種模組。除了實際成本外，承約（指請購單和採購單這些將來的成本）也是專案需要控制的。這些模組包括：

‧      採購：採購申請單，採購訂單，收貨和服務確認。

‧      庫存管理：物料領用。

‧      財務會計：總帳過帳。

‧      財務管理：間接費用法，流程成本（ABC 成本法），利息計算，結算（訂單），分配，分攤，作業分配。

‧      專案系統管理：確認（Confirmation）。

確認（Confirmation）記錄了活動或活動元素的進展情況（主要包括實際時間和預計剩餘時間），從而使我們可以作出關於項目將來發展的預測。確認的動作在系統中會實現多項功能，其中包括實際成本過帳。我們可以用很多方式來完成確認：

1.            單獨確認，對個別網狀圖，活動，活動元素或產能的確認。

2.            匯總確認。

3.            從資訊系統出發，產生要求確認的工作，發送給相關用戶進行確認。

4.            使用跨模組的時間表（Time Sheet）。

時間表是SAP系統中記錄個人工作時間及工作物件的工具，其中的資料可以被很多模組使用，比如人力資源，專案系統，設備維護，財務管理，服務管理等等。利用以上所提WBS / Network等方式，即可完成SAP 專案的成本控制流程。